ADMINISTRATIVE & OPERATIONS SPECIALIST

Luogo di lavoro: Bergamo
IoInvesto SCF, realtà in forte crescita nel settore della consulenza finanziaria indipendente, ricerca per la propria sede di Bergamo centro ADMINISTRATIVE & OPERATIONS SPECIALIST La persona, dopo un affiancamento diretto con il CEO cui riporterà, avrà la responsabilità operativa di numerosi processi aziendali e diventerà un punto di riferimento interno per farli funzionare in modo preciso ed efficiente con la possibilità di proporre semplificazioni, automazioni e modalità di lavoro più efficienti. La posizione è volutamente trasversale e comprende principalmente: HR Administration ● Gestione dei processi di onboarding e offboarding dei collaboratori. ● Predisposizione e gestione della documentazione contrattuale e delle integrazioni. ● Interfaccia con il consulente del lavoro per gli aspetti amministrativi del personale. ● Gestione di ticket restaurant e attività correlate. ● Gestione della documentazione relativa a salute e sicurezza, in collaborazione con i consulenti esterni. ● Supporto amministrativo alle persone presenti nella struttura. Amministrazione e ciclo attivo ● Emissione e gestione delle fatture verso i clienti (ciclo attivo). ● Controllo degli incassi e riconciliazioni. ● Gestione di rimborsi e disdette. ● Verifica della correttezza dei dati e delle quadrature. ● Gestione delle attività amministrative legate alla rete di consulenti. Ciclo passivo e rapporti con i professionisti esterni ● Gestione delle fatture dei fornitori. ● Predisposizione dei pagamenti a consulenti, collaboratori e dipendenti. ● Gestione dello scadenziario. ● Predisposizione della documentazione necessaria al commercialista. ● Interfaccia operativa con commercialista, consulente del lavoro e altri professionisti esterni. Processi e organizzazione ● Gestione e aggiornamento delle procedure interne. ● Individuazione di passaggi ridondanti o attività che possono essere semplificate. ● Collaborazione con il CEO e il CTO nell'ottimizzazione dei flussi di lavoro. ● Supporto all'evoluzione degli strumenti digitali e delle piattaforme aziendali. ● Utilizzo degli strumenti di automazione e AI già presenti o progressivamente introdotti nell'organizzazione. Office Management ● Gestione operativa dell'ufficio. ● Monitoraggio delle forniture e degli approvvigionamenti. ● Gestione dell'archiviazione documentale e delle necessità organizzative della sede. ● Supporto nell'organizzazione di riunioni, incontri ed eventi. ● Verifica che l'ufficio sia sempre operativo e funzionale. Cerchiamo una persona affidabile e precisa, con un solido background amministrativo, abituata a gestire in autonomia attività diverse e a muoversi con naturalezza tra amministrazione, HR amministrativo e gestione operativa dell'ufficio e con una buona conoscenza operativa di Excel o Google Sheets. Il profilo ideale ha maturato almeno 3 anni di esperienza in ambito amministrativo, preferibilmente all'interno di realtà di piccole o medie dimensioni nelle quali abbia avuto modo di occuparsi di più attività e di seguire i processi con una visione completa, interfacciandosi autonomamente con commercialista e consulenti esterni. Offriamo ● Inserimento in una realtà in forte crescita e con un'organizzazione moderna. ● Contratto a tempo indeterminato, CCNL Commercio - 14 mensilità. ● RAL nella fascia €28.000 - €40.000, commisurata alla seniority e alle competenze. ● Ticket restaurant del valore di 8 € per ogni giornata lavorata, anche in smart working. ● Modalità di lavoro ibrida e molto flessibile: indicativamente 1-2 giorni a settimana in ufficio, il resto da remoto.